Link do plików to nie wszystko. Zadbaj o bezpieczeństwo.
Wysyłanie komuś plików przez Google Drive, Dropbox czy OneDrive jest bardzo wygodne. Zamiast zapychać skrzynkę mailową dużymi załącznikami, po prostu wysyłamy jeden link. Problem w tym, że taki zwykły link może łatwo trafić w niepowołane ręce. Wystarczy, że odbiorca przez pomyłkę prześle go dalej. Nagle dostęp do Twoich umów, projektów czy prywatnych zdjęć ma ktoś zupełnie obcy.
Dwa proste zabezpieczenia, o których warto pamiętać.
Na szczęście większość popularnych usług chmurowych pozwala na lepsze zabezpieczenie udostępnianych danych. Wystarczy pamiętać o dwóch opcjach, które działają jak dodatkowe zamki:
- Ustawienie hasła dostępu. To absolutna podstawa przy wysyłaniu ważnych dokumentów. Nawet jeśli ktoś zdobędzie link, bez hasła i tak nic nie zobaczy. Hasło najlepiej wysłać drugiej osobie innym kanałem, na przykład SMS-em.
- Ustawienie daty wygaśnięcia linku. Ta opcja sprawia, że link przestaje działać po określonym czasie, na przykład po tygodniu. To idealne rozwiązanie, gdy dajesz komuś dostęp do plików tylko na czas trwania projektu. Po terminie dostęp automatycznie się blokuje.
Jak to zrobić w praktyce?
Każda usługa ma to trochę w innym miejscu, ale zasada jest podobna. Gdy udostępniasz plik lub folder, zamiast od razu kopiować link, poszukaj przycisku "Ustawienia" lub ikony koła zębatego. Tam powinny znajdować się opcje ustawienia hasła i daty ważności. Pamiętaj, że darmowe wersje niektórych usług (np. osobiste konto Google) mogą nie mieć wszystkich opcji. Często są one dostępne w planach dla firm. Jeśli regularnie wysyłasz wrażliwe dane, warto zainwestować kilkanaście złotych miesięcznie w usługę, która daje Ci pełną kontrolę nad bezpieczeństwem.
Stosowanie tych dwóch prostych zasad zajmuje dosłownie minutę, a ogromnie zwiększa bezpieczeństwo Twoich plików. To nawyk, który naprawdę warto w sobie wyrobić.